Firma digitale e dematerializzazione: quanti dei tuoi clienti stampano ancora contratti, li firmano a mano, li scansionano e li mandano via email? È una routine che conoscono bene e che non mettono in discussione. Eppure ha dei costi concreti: tempo, carta, errori, archivi fisici ingombranti e rischi di non conformità.
Il 75% della modulistica aziendale interna è ancora in formato cartaceo o viene stampata. Gli italiani stampano in media 32 pagine di documenti ogni giorno. Sono numeri che raccontano un’abitudine difficile da cambiare, ma anche un’opportunità commerciale concreta per chi sa proporre la soluzione giusta.
FirmaDoc è quella soluzione. Una piattaforma per la firma digitale e la dematerializzazione dei documenti, parte dell’ecosistema s-mart, che puoi proporre ai tuoi clienti come servizio a valore aggiunto.
Cos’è FirmaDoc e come funziona
FirmaDoc è una piattaforma che permette di creare qualsiasi template di documento. Tramite l’app su tablet è possibile far compilare i campi al cliente e farlo firmare direttamente: una copia in PDF viene memorizzata su cloud e un’altra inviata per email al cliente, senza stampare una sola pagina.
La piattaforma è di tipo wysiwyg — quello che vedi è quello che ottieni — e permette di costruire e formattare qualsiasi modello documentale in modo semplice e intuitivo. Se il cliente ha già un modello pronto, può importare il PDF con la sua grafica e inserire i campi da compilare dove desidera: testo, date, firma autografa, checkbox, radio button, valutazione a stelle per indagini di customer satisfaction e molto altro.
Se il cliente non è fisicamente presente, direttamente dalla piattaforma è possibile inviare per email, SMS o WhatsApp il link per la compilazione da remoto.
Per i documenti che richiedono valore legale, FirmaDoc offre l’opzione FEA — Firma Elettronica Avanzata — che invia un codice OTP al numero di cellulare del firmatario per verificarne l’identità. Con questa opzione sarà necessario immettere il codice ricevuto per terminare l’operazione in modo da essere certi che si tratta proprio della persona giusta.
Cosa possono digitalizzare i tuoi clienti
I casi d’uso sono praticamente illimitati: schede di lavorazione, informative privacy, contratti di servizio, schede di manutenzione, registrazione ospiti in azienda, autorizzazioni per riprese audio/video, accordi di riservatezza, DDT e tutta la documentazione necessaria, senza stampare una pagina.
Perché è un servizio che vale la pena proporre
La dematerializzazione non è una vendita una tantum. Una volta che il cliente ha integrato FirmaDoc nei propri flussi operativi, il servizio diventa parte del suo lavoro quotidiano. Il rinnovo è naturale, la relazione si consolida.
I vantaggi per il cliente sono immediati: archivi digitali che non richiedono spazio, accesso ai dati istantaneo, riduzione dei rischi legati a smarrimento e furto, facilità di aggiornamento e condivisione, documenti giuridicamente validi e non soggetti a deterioramento.
Per te significa margini chiari su un servizio ricorrente, e un punto di ingresso per conversazioni più ampie: chi digitalizza i documenti ha spesso anche esigenze di conformità GDPR, gestione della privacy e sicurezza dei dati — temi su cui puoi proporre altre soluzioni del portfolio s-mart!
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