Il Data Protection Officer (DPO) è la figura professionale che si occupa di gestire e tutelare i dati personali di un’azienda. Questa figura è quella sulla quale più spesso riceviamo domande e dubbi da parte dei nostri partner e clienti: vediamo quindi di definirne ruolo, competenze e quale servizio svolgono i DPO di GDPRlab.
Chi è il DPO e quali sono i suoi compiti?
L’articolo 37 del GDPR introduce la figura del DPO (Data Protection Officer). Volendo renderlo in italiano, questo acronimo rimanda alla figura del Responsabile della Protezione dei Dati. In pratica è quella figura professionale che si occupa di tutti gli adempimenti normativi in fatto di protezione dei dati. Non solo: tutela il responsabile e/o titolare del trattamento dei dati nel preservare i dati aziendali. Concretamente quindi questa figura va collocata al fianco del titolare e del responsabile del trattamento dei dati.
I compiti del DPO sono indicati nell’Articolo 39 del GDPR e possono essere ricondotti a tre attività:
- attività di sorveglianza: il DPO verifica l’implementazione di adeguate misure di sicurezza di tipo tecnico, organizzativo e documentale. Inoltre, identifica le criticità e propone correzioni o miglioramenti continui per garantire il rispetto delle normative e la protezione dei dati in una logica di accountability;
- attività di supporto: fornisce pareri e consulenze al titolare del trattamento su questioni specifiche relative alla gestione dei dati personali;
- attività informative: promuove e coordina la formazione di tutti i soggetti coinvolti nel trattamento dei dati personali.
Di conseguenza, il DPO non solo consiglia e sorveglia, ma rappresenta anche un consulente tecnico e legale con potere esecutivo.
Quali competenze deve avere il DPO?
Le funzioni esercitate dal DPO sono molto delicate e richiedono un set di competenze molteplici. Queste devono coniugare conoscenze normative e capacità tecniche.
Competenze normative
Conoscenza approfondita del GDPR e delle normative correlate
Un DPO deve avere una solida conoscenza del GDPR, inclusi i principi fondamentali che lo caratterizzano. Ad esempio deve conoscere i principi di privacy “by design” e “by default”, i diritti degli interessati, le modalità di gestione dei consensi e le basi legali per il trattamento. Ovviamente deve anche sapere interpretare queste normative e applicarle in contesti aziendali specifici, così da poter guidare le aziende ad una conformità che sia sostanziale e non meramente formale.
Conoscenza della gestione dei rischi e delle violazioni
Un DPO deve avere una buona comprensione delle modalità di gestione delle violazioni (data breach) e delle implicazioni legali, inclusi i tempi e le modalità per la notifica alle autorità competenti e agli interessati. Deve saper condurre valutazioni di impatto sulla protezione dei dati (DPIA). Lo scopo della DPIA è quello di identificare e mitigare i rischi associati ai trattamenti di dati.
Competenze tecniche
Conoscenze di sicurezza informatica
Sebbene il DPO non sia un esperto tecnico, deve comunque avere una comprensione di base delle tecnologie di sicurezza utilizzate per proteggere i dati. Ad esempio deve conoscere misure come la crittografia, l’autenticazione a più fattori, e i sistemi di gestione delle identità. Conoscenze di base in ambito firewall, antivirus, sistemi di backup e protezione contro attacchi informatici sono necessarie per comprendere come i dati vengano protetti a livello tecnico.
Gestione dei sistemi e delle infrastrutture IT
Il DPO deve avere familiarità con la struttura IT dell’organizzazione, inclusi i sistemi di archiviazione dei dati, la gestione dei permessi di accesso e il monitoraggio dei flussi di dati tra i vari sistemi aziendali. Questa conoscenza è fondamentale per comprendere le vulnerabilità dei sistemi e implementare misure di sicurezza appropriate.
Valutazioni di impatto sulla protezione dei dati (DPIA)
Il DPO deve essere in grado di condurre valutazioni di impatto per identificare rischi potenziali legati ai trattamenti dei dati. Questo vale in particolare quando si trattano dati sensibili o si utilizzano nuove tecnologie. Una valutazione accurata aiuta a determinare se un trattamento specifico è compatibile con le normative e se è necessario adottare misure di protezione aggiuntive.
Per quali organizzazioni è obbligatorio nominare un DPO?
In determinate circostanze è obbligatorio nominare un DPO. In particolare, è sempre necessario se si tratta di un ente pubblico o parapubblico (ovvero aziende private con partecipazione dello Stato. Un esempio sono gli ospedali regionali). Sono escluse le autorità giurisdizionali nel momento in cui esercitano le loro funzioni giurisdizionali.
Nel caso di soggetti privati invece, la nomina dipende da alcune condizioni. E’ necessaria quando sono presenti:
- trattamenti che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala;
- trattamenti su larga scala di dati sensibili (ad esempio quelli sanitari).
Ad ogni modo, il Garante Privacy ritiene che la nomina del DPO sia sempre opportuna anche quando non sia obbligatoria. Questo perché il Data Privacy Officer rappresenta un elemento fondante ai fini della responsabilizzazione. Non solo: facilita l’osservanza della normativa e funge da interfaccia tra i soggetti coinvolti (autorità di controllo, interessati, ecc…).
Ricordiamo anche che, in caso di controlli, il titolare del trattamento è obbligato a dimostrare di aver valutato se nominare o meno il DPO. Se non nominato, dovrà argomentare il perché abbia optato per questa soluzione.
Data Protection Officer: interno o esterno all’azienda?
Il GDPR non vieta che il ruolo di DPO sia affidato a soggetti interni all’azienda. Ciò che viene però specificato è che non deve sussistere nessun conflitto di interesse tra questo ruolo e i compiti e le funzioni “ordinarie” svolte in azienda.
Questo significa che il DPO deve essere in grado di operare in modo indipendente, autonomo e neutrale, senza che le sue responsabilità di protezione dei dati vengano influenzate o compromesse da altri ruoli o interessi all’interno dell’azienda.
DPO: il servizio di GDPRlab
Alla luce di queste considerazioni, GDPR Lab si occupa di svolgere l’attività di DPO per i clienti che ne hanno bisogno. GDPRlab provvede anche alla registrazione della nomina sul sito del Garante Privacy.
Attraverso il servizio DPO GDPRLab garantisce supporto continuo nella gestione della conformità al GDPR e tutti gli adempimenti privacy necessari.
I Data protection officer di GDPRLab, attraverso una consulenza tecnico-informativa, ti forniscono le informazioni necessarie per garantire la conformità della tua organizzazione alla normativa privacy e mantenerla nel tempo.
I DPO GDPRlab sono certificati Accredia UNI 11697:2017
Le principali attività dei DPO di GDPRLab sono le seguenti:
- cooperazione con l’Autorità di Controllo e con gli interessati del trattamento;
- valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA);
- gestione violazione dei dati personali (Data Breach): i DPO forniscono l’assistenza necessaria per notificare alle autorità competenti l’accaduto e per gestire il rapporto con gli interessati a cui sono stati esposti i dati;
- gestione delle richieste di esercizio dei diritti da parte degli interessati: supporto e definizione delle procedure interne e preparazione e gestione dei moduli di richiesta;
- supporto all’implementazione e manutenzione di un sistema di governance privacy;
- mappatura delle attività di trattamento dei dati;
- definizione della struttura organizzativa e delle figure incaricate al trattamento dei dati;
- redazione di tutta la documentazione privacy necessaria.
Un esempio concreto: il nostro DPO Francesco Conti in azione!
Un cliente importante ha subito un attacco hacker che ha compromesso il suo sito web e il CRM aziendale. Il fornitore del software ha richiesto il contatto del referente privacy del cliente per comunicare con il Garante. Il Data Protection Officer dell’azienda, il Dott. Francesco Conti, ha aggiornato il registro delle violazioni dei dati del cliente e ha fornito supporto per la notifica al Garante, che includeva la compilazione di un documento dettagliato di circa trenta pagine. Il caso è stato risolto con successo.
Vuoi sapere se per la tua azienda il DPO è obbligatorio? Vuoi nominarne uno esterno?
