Digitalizzare i flussi documentali non significa solo smettere di stampare carta, ma riprendere il controllo sui processi di approvazione. Molte aziende perdono ore a capire chi ha firmato cosa e dove si è bloccato un contratto. FirmaDoc nasce per risolvere esattamente questo: trasformare la firma da un collo di bottiglia a un processo fluido, tracciato e legalmente inattaccabile.
Firma elettronica con pieno valore legale
FirmaDoc non è un semplice editor di PDF. È una piattaforma conforme ai regolamenti eIDAS e agli standard AgID, il che garantisce che ogni documento firmato abbia pieno valore legale. La piattaforma supporta diversi livelli di firma, adattandosi alla criticità del documento:
- FES (Firma Elettronica Semplice): per processi rapidi e approvazioni interne;
- FEA (Firma Elettronica Avanzata): con identificazione forte tramite OTP (One Time Password) via SMS o Email, ideale per contratti e accordi commerciali;
- FEQ (Firma Elettronica Qualificata): per il massimo livello di sicurezza e riconoscimento legale.
Workflow e gestione intelligente dei firmatari
Il vero punto di forza della digitalizzazione flussi documentali con FirmaDoc è la gestione dei flussi di lavoro. Non devi più inviare mail separate:
- sequenzialità: puoi impostare un ordine preciso di firma (es: prima il fornitore, poi il responsabile acquisti, infine il CEO);
- notifiche automatiche: il sistema avvisa i firmatari e invia solleciti automatici se il documento resta in sospeso;
- dashboard di controllo: monitori in tempo reale lo stato di ogni pratica, vedendo chi ha già firmato e chi manca all’appello.
Tracciabilità totale e audit trail
La sicurezza di FirmaDoc non si vede solo nella firma, ma in tutto ciò che accade “dietro le quinte”. Ogni azione compiuta sul documento viene registrata in un Audit Trail (Log di tracciabilità) dettagliato. Questo registro certifica l’intero ciclo di vita del file: dall’invio alla visualizzazione, fino alla firma finale. In caso di controversie, hai a disposizione una prova digitale granulare e immodificabile che garantisce l’integrità del processo.
Come funziona operativamente FirmaDoc
La piattaforma è interamente in Cloud e non richiede l’installazione di software pesanti. Funziona su PC, tablet e smartphone:
- caricamento: trascini il file sulla piattaforma;
- configurazione: posizioni i campi firma e scegli il tipo di autenticazione (es. OTP via SMS);
- invio: Il destinatario riceve un link sicuro, firma in pochi secondi dal suo dispositivo e riceve la copia firmata via mail;
- archivio: il documento viene archiviato automaticamente in modo sicuro all’interno della piattaforma per la consultazione futura.
FirmaDoc: la soluzione
Se il tuo obiettivo è una digitalizzazione flussi documentali che sia al contempo semplice per l’utente e sicura per l’azienda, FirmaDoc è lo strumento operativo definitivo. Elimina i tempi morti, riduce i margini di errore e ti permette di chiudere accordi ovunque tu sia, con la certezza della validità legale.
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